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當我們開始要執行一件專案時，必須先統整所有資料及相關資訊之後，進而開始規劃及安排專案排程，並在過程中與團隊溝通、協作、管理及追蹤專案進度，以確保專案可以在既定的時間內順利完成交付於客戶。而在這繁複的過程的當中，如果有一個功能完善的專案管理軟體來輔助我們作業，除了可以幫助我們省下大幅規劃的時間之外，還能即時更新專案進度。今天就讓我們一起來看看使用專案管理系統的優點吧！
什麼是專案管理系統？
在我們日常生活中，時常會需要執行及安排一件代辦事項，例如規劃旅行、年度計畫、瘦身計畫等等，而在工作上最常遇到的則是安排手上的瑣碎公事，例如參加會議、與客戶溝通聯繫、或老闆、主管、同事安排的代辦清單等等...當我們沒有系統的整理及安排時，對於手上一長串的代辦事項該怎麼安排可能會毫無頭緒，不知道該從何著手進行，進而時常忘東忘西，產出的作品及成果也往往不如預期，再加上如果沒有妥善安排及適時進度追蹤，還會導致產生代辦事項開天窗的可能。
這時候我們就可以透過專案管理系統或資訊整合工具，藉由工具的各項功能，讓我們一長串的代辦清單可以更妥善的安排規劃並順利執行。
使用專案管理軟體/系統的4大優點
試想如果是老闆或主管交代的急事因為沒有妥善安排而直接忘記或做錯，這是多麼可怕的一件事啊...這時候如果我們有專案管理系統的幫助，透過專案管理系統的各項功能便可以將瑣碎的代辦事項進行有系統及規劃的整合。以下整理了專案管理系統的4大優點：
專案流程整合
透過專案管理系統進行資料整合及流程安排，可以讓我們手上零散的資訊有效的進行統整，使資訊有脈絡的呈現之後即可順暢安排流程，進而提升專案執行力。
專案進度追蹤
當手上有不只一個專案在同時進行時，如果沒有妥善安排及追蹤專案進度，一不小心專案就容易進度落後，甚至還有可能導致無法順利在與客戶約定的時程內順利交付專案。這時如果透過專案管理系統的追蹤機制進行管理，便可以幫助我們在專案延遲前提早發現，協作同仁也可以在系統內直接回報工作進度，讓我們可以更有條理的一次掌握多個專案不再手忙腳亂。
專案即時洞察
透過專案管理系統我們可以將複雜的資料轉換成為有價值的決策資訊，進而掌握專案整體績效表現，將資料轉換成為關鍵決策數據。
專案工時管理
專案管理系統最大的優點就是可以同時管理協作同仁的工時，每位協作者無論是正常工時或加班工時皆可以自行回報，審查人員也可以自訂正常工時及加班工時的上限，並從系統同時掌握專案工時及各協作同仁工時是否相符或有異常的地方，輕鬆控管專案任務。
專案管理系統該如何選擇？
那麼我們該如何選擇適合的專案管理系統呢？以下為選擇專案管理系統必須考慮的6大重點：
1.確認需求：需確認我們要達成的具體任務相關需求及目標之後，選擇與需求相符的系統。
2.團隊規模與協作：需考慮團隊的規模與每位協作者的各項職能之後，選擇一個有利於團隊成員之間溝通及協作的系統。
3.方便與其他工具整合：如果您的團隊正在使用其他工具執行任務分配或時程追蹤等任務，請選擇可以與這些工具整合的系統。
4.易用性：確保系統對使用者友善且易於所有團隊成員使用。
5.成本：選擇適合我們預算並提供必要功能的系統。
6.安全和數據隱私：考慮保護敏感項目數據的安全和隱私措施。
5個專案管理軟體/系統推薦
不過如果公司沒有規劃專用軟體也沒關係，目前市面上有許多免費工具可以運用，以下介紹5個常用的專案管理工具：
Excel
Excel絕對是辦公室必備軟體，經典且功能足夠的專案管理工具。
Trello
Trello是用於團隊組織項目、任務及待辦事項列表的簡單視覺化管理工具。
Slack
Slack為企業溝通及通訊的最佳平台，幫助團隊可以將對話及資訊都集中在同一處的協作管理工具。
Google雲端硬碟
Google雲端硬碟可以打造為雲端辦公室，團隊可以同步完成檔案新增、編輯、上傳等等，減少協作者資訊落差的團隊專案管理工具。
Asana
Asana是一款簡單的專案項目管理工具，可幫助團隊組織、追蹤及管理工作項目的管理工具。
可思科技專案管理系統介紹
可思科技專案管理系統擁有4大優勢幫助您輕鬆掌握專案並順利完成任務：
功能完整齊全
提供專案建立、發票系統、行事曆、任務管理及工時管理等常用模組，無論您是要建立資訊、追蹤款項進度、帳款或任務例行通知及追蹤管理協作者專案進度等等，透過可思科技專案管理系統讓您輕鬆掌握重要數據。
100%客製化開發
可思科技專案管理系統除了可以串接HR及ERP系統以外，還可以串接APP，並可完全依照您的特殊需求新增客製化功能，讓您專案輕鬆整合不再有斷層。
階段性區分法
可思科技專案管理系統可以區分各階段參與人員及各階段完成日期，透過系統可以直接一目了然各協作人員的工作進度及專案進度，讓您可以將專案順利完成並交付客戶。
多權限管理
可思科技專案管理系統可以自由設定各群組及各部門權限，控管人員也可以自由設定工時及加班工時的上限，無論是協作者或管理者都可以透過系統順利達成各自的目標任務，完美產出共同協作的最佳作品。
正所謂『工欲善其事，必先利其器』，好的工具可以使我們更好掌握專案進度的時間並大大提升工作效率。可思科技專案管理系統適用於任何需要管理專案的行業，有了好的工具才能使我們更精準的滿足客戶需求。想了解更多專案管理系統問題觀迎隨時聯絡我們或撥打02-2322-3075來電洽詢，就讓可思科技的專案管理系統讓您把手上一個又一個繁雜的專案輕鬆整合並順利結案吧！